среда, 3 октября 2012 г.

Дневное планирование: "чего я хочу от сегодня?"

По просьбам трудящихся выкладываю раздел из моей методички для джедаев и новоиспеченных руководителей про то как составлять план на день что бы всё успеть и не устать.
(версия черновая и кривовата, записана Леной с моих слов на тренинге КМБ, мы решили что доделаем её "как-нибудь потом")

"Вы не любите планировать день? Да вы просто не умеете!" (с) А.

Грамотное планирование задач реально повышает КПД, позволяет делать больше а уставать меньше.

Я не говорю что вам нужно делать именно так как у меня - можно рассматривать ниженаписанное как некий базис / пищу для размышлений. Каждому джедаю - свой джедайский меч!




====

Раздел 2: дневное планирование


Зачем нам нужно дневное планирование? Весь его смысл в том, что задач у нас много, а времени мало. И как сделать так чтобы к вечеру все успеть и в то же время оставаться бодрячком. Многие при виде объема задач, начинают их быстрее делать и при этом падает эффективность. Это как если вдруг резко начал бить фонтан и воду надо куда-то деть, ты начинаешь пить воду. Чтобы не идти по такой кривой дорожке, делать много и нигде не успевать, лучше остановиться и все переонжировать.
В данном разделе будет представлен метод дневного планирования от Аркадия.
Важно: чтобы ваш план на день был написан вручную, иначе если он написан в электронном виде, будет велик соблазн копипаста (copy + paste) и задачи будут все время накапливаться, а так будет проще сделать таск (задачу), чем тупо переписывать его с листочка на листочек.

Итак, разбираем все пошагово.

Плановый лист
1. Оформление.
Разделить А4 на 4 области ((1),(2),(3),(4)) как показано на рисунке + справа нарисовать чемоданчик (5). Слева от чемоданчика подписать промежутки времени (каждый час)
2. Составить список задач.
Помнить: при планировании мы все оптимисты! поэтому планировать нужно лайтово. Адекватно оценить количество задач, которые вы способны (физически и морально) выполнить сегодня и которые реально горят, мир рухнет, если это не будет готово сегодня =)

Примечание: половина сегодняшних задач будут перенесены со вчерашнего дня, а недоделанные с сегодняшнего дня задачи будут перенесены на завтрашний лист.
Зам. Все задачи, которые переносятся из дня на день делятся на сложные и ненужные.

Нужно правильно распределить приоритеты : (см. рис.)
(1) - важные задачи, которые дают 20% выхлопа. (которые надо выполнить сегодня)
(2) - текучка - проверить почту, скайп
(3) - задачи, которые возможно сделать сегодня, если останется время (иначе переносим     на завтра)
(4) - кайрос - удачный момент стечения обстоятельств. Туда записываем вещи, которые зависят от других факторов, например, если кто-то подойдет или если кто-то позвонит, напомнить о том-то и т.д.

3. Распределить задачи по времени.
(5) - при заполнении чемоданчика в левом столбце надо распределить задачи из областей (1), (2), (3) по часам (в скобках писать примерное количество минут), а в правом столбце что сделано было в реале за этот час.
Примечание : Мы переоцениваем наши возможности в 3 раза, чем мы на самом деле можем сделать за этот промежуток. Всего около 500 минут/день мы проводим на работе, из них 200 пропадают на покушать, передвижения, зависания перед экраном => в таблице остается 300 минут, которые надо эффективно распределить по всем таскам.

4. Дополнительные области.
(6) - орехи - задачи, которые не срочные, но их когда-нибудь надо сделать. Рано или поздно лучше им заняться, чем переписывать (например, купить новый кошелек)
(7) - неожиданные задачи, например, звонки тому-то и помнить то-то.
(8) - просветление - различные мысли (подбадривающие или концентрирующие)
(9) - прикрепленный цветной стикер, куда в течение дня записывается различная информация или черновик завтрашних задач.
(10) - оценить себя : отл, хор, удв, раздолбай! =)


Как контролировать себя в течение дня.
1. Отчет.
Каждый час делать анализ для себя, выполнен ли план на час, если произошли сдвиги, проанализировать почему. (написать это рядом)

2. Позитивно-обратная связь.
Выполнив задание, надо получать удовлетворение от вычеркивания тасков (из списка). Когда наш организм видит, что есть куда стремиться (в данном случае зачеркнуть все в (1) и (2)), у него появляются силы работать дальше.

3. Маленькая награда.
Многие верят, что чем лучше поработал, тем больше ты устал. Это МИФ.
Если ты выжатый как лимон, значит у тебя нарушена система перерывов (20% времени).
Также за каждую выполненную задачу, можно устроить себе маленький дополнительный перерыв или заняться менее важными тасками (из (3)). А если нет жестких рамок по времени или задач мало, можно выбирать самое вкусненькое. =)


4. Способы глобального контроля.
Закон газообразования.
Если посмотреть на колбу с газом, то у верхней границы газ будет скапливаться в более уплотненном варианте. Если спроектировать этот закон на студентов, то получится
Работа похожа на газ, занимает весь предоставленный ей объем, только в некоторых случаях она скапливается под конец дня, а в 6 вечера ваша голова уже не будет свежа, поэтому постарайтесь самые неприятные задачи выполнять с утра, когда сил много.
Чтобы избежать скопления дел и вечных переносов на потом и завтра есть несколько способов себя контролировать :

а) культурный способ (для дисциплинированных).
Нужно с собой договориться о Финише (напр, к 6 часам успеть то-то и то-то), вы ставите значок флажка рядом слева от назначенного времени, чтобы визуально организм понимал, успел - конфетка, нет - нет конфетки. Также можно ставить промежуточный флажок (50% задач к такому часу) .
Если существует внешний дедлайн (как эти флажки), то работа оптимизируется, так как ты можешь договориться сам с собой.

б) тренерский чат.
Создаешь чат и спамишь несколько друзей, чтобы они спрашивали в конце каждого рабочего дня, сколько % от плана ты сделал (только надо договориться с собой, чтобы честно все оценивать). Когда у нас есть зрители, нам стыдно не делать работу хорошо.

в) способ пиф-паф.
Договориться с другом, отправляешь ему копию плана, он присылает смс-ки с текстом пиф-паф, как-будто подстреливает. Если в данный момент времени ты занимаешься не важными делами, а внеплановой халявой (из (3)), то ты ему должен деньги. И лучше деньги отдавать ему сразу, чтобы это мотивировало.

ИТОГИ
В конце дня переписываем несделаные задачи на завтрашний лист. Если есть длинные хвосты, можно завести недельный лист и писать туда задачи, которые могут в какой-то момент при переписке затеряться и забыться.

====

P.S. Актуальная версия этой темы лежит в гуглодоке "ИТ-рекрутмент: секреты мастерства джедаев (Техники и искусство)"
К сожалению, новая система (во многом дополнившая эту) пока нигде не написана, т.к. находится в стадии апробации у нас в отделе развития.

P.P.S. Еще две известные картинки, которые в тему и могут оказаться полезными: